Firma electrónica avanzada: cada firma, con su prueba

Es la firma electrónica que, según el Reglamento de la Ley 27269 (DS 052-2008-PCM, modificado por el DS 029-2021-PCM), cumple cuatro condiciones a la vez: está vinculada de forma única al firmante, permite identificarlo, se crea con medios bajo su control y queda ligada al documento de modo que cualquier cambio posterior se detecta. Es la firma que usa Laus para los registros de seguridad y salud en el trabajo.

La firma digital, o cualificada, es una firma avanzada que además usa un certificado emitido por una entidad acreditada en la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica del Perú, y solo es obligatoria cuando una norma la exige de forma expresa. La firma electrónica avanzada no requiere ese certificado. Laus usa firma electrónica avanzada, que es la que corresponde para los registros del sistema de gestión SST.

Sí. La Ley 27269 reconoce jurídicamente la firma electrónica, el Código Civil (art. 141-A) permite cumplir por medios electrónicos la firma que exige la ley y el Decreto Legislativo 1310 autoriza la firma electrónica en documentos laborales. Laus usa firma electrónica avanzada para los registros SST que firman los trabajadores y responsables.

En Laus se firman electrónicamente los registros del sistema de gestión SST: asistencia a capacitaciones e inducciones, entrega de EPP, inspecciones internas y reportes de actos y condiciones subestándar, actas del Comité de SST, registros de accidentes e incidentes, ATS, PETAR e IPERC continuo, y cargos de lectura de documentos como políticas y PETS. Los trámites ante SUNAFIL o el MTPE se hacen en las plataformas del Estado.

El Reglamento de la Ley 29783 (DS 005-2012-TR) permite llevar los registros del sistema de gestión SST en medios físicos o digitales, y el Decreto Legislativo 1310 permite presentar documentos laborales digitalizados en una inspección. Los registros firmados en Laus guardan además la evidencia de cada firma, y a pedido Laus entrega un certificado de evidencias por documento firmado para presentarlo en la fiscalización.

Cada registro firmado en Laus lleva en el PDF una constancia por firmante con su nombre, la fecha y hora del servidor, la IP, el hash SHA-256 del registro y un código QR. Al escanear el QR, desde cualquier celular y sin cuenta en Laus, se abre una página de verificación que muestra si la firma es válida y el mismo hash del PDF para compararlo.

No sin su contraseña. Con la contraseña de trabajadores activada en el dashboard de Laus, el trabajador confirma cada firma ingresando su contraseña personal, aunque la sesión ya esté abierta, así que nadie puede firmar desde un celular desbloqueado o una sesión ajena. Si la contraseña es incorrecta la firma no se genera, y tras varios intentos fallidos se bloquea y el intento queda registrado.

No. Cada empresa decide desde el dashboard de Laus cómo gestiona el acceso de sus trabajadores. Para los registros SST recomendamos activarla junto con el cambio obligatorio en el primer ingreso: así el trabajador confirma cada firma con una clave que solo él conoce, una capa más de control en el momento de firmar.

Según el art. 2-A del Reglamento de la Ley 27269, si se discute la autoría de una firma electrónica simple o avanzada, quien la invoca debe probarla. Por eso Laus guarda con cada firma la identidad del firmante, cómo se autenticó, la fecha y hora del servidor, el dispositivo, la IP y el documento exacto que aceptó.

Un registro firmado no se puede editar. Si hay que corregirlo, la corrección anula el registro anterior y genera uno nuevo, y los dos quedan guardados. Además, al firmar se calcula un hash SHA-256 del registro completo: cualquier cambio posterior lo invalida.

El DS 024-2016-EM exige que los trabajadores dejen constancia de su participación con su firma en el IPERC continuo (art. 95) y en el ATS (art. 99), pero no prescribe que esa firma sea manuscrita ni digital certificada. Leído junto con el art. 141-A del Código Civil y la Ley 27269, existe base jurídica para firmarlos por medios electrónicos, conservando la evidencia de identidad, voluntad y vínculo con el registro.

Como mínimo el plazo que exige el art. 35 del DS 005-2012-TR: 20 años para los registros de enfermedades ocupacionales, 10 años para accidentes de trabajo e incidentes peligrosos y 5 años para los demás registros. Tu empresa puede descargarlos con sus evidencias en cualquier momento, también al terminar el contrato.

Sí. Una opinión legal externa de 2023, elaborada por un estudio de abogados, concluyó que las firmas de Laus son firmas electrónicas avanzadas y pueden usarse en registros SST y en fiscalizaciones de SUNAFIL. Laus entrega además una ficha de sustento legal y técnico y un informe para ATS, IPERC continuo e incidentes.

Dos cosas: adoptar la firma de la plataforma en el contrato u orden de servicio con Laus y que cada trabajador acepte los términos al activar su cuenta, lo que queda registrado. Recomendamos además activar en el dashboard la contraseña de los trabajadores, con el cambio obligatorio en el primer ingreso, y dejar escrito en el Reglamento Interno de SST o en un comunicado interno que los registros se firman electrónicamente en Laus.