El D.S. 005-2012-TR y la R.M. 050-2013-TR no definen ningún “checklist” de inspección: lo que fijan es la documentación del Sistema de Gestión de SST que enumera el artículo 32 del D.S. 005-2012-TR, los ocho registros obligatorios de su artículo 33 y los formatos referenciales de la R.M. 050-2013-TR, cuya información mínima sí es obligatoria.
Esta página reúne lo que dicen sobre documentos y registros de SST la Ley N° 29783 (arts. 28, 87 y 88), el D.S. 005-2012-TR (arts. 32 a 35), la R.M. 050-2013-TR y la R.M. 085-2013-TR: qué documentación se exhibe, qué registros son obligatorios, en qué soporte pueden llevarse, por cuánto tiempo se conservan y qué se exhibe en un procedimiento de inspección.
El D.S. 005-2012-TR y la R.M. 050-2013-TR no definen ningún "checklist" de inspección: lo que fijan es la documentación del Sistema de Gestión de SST que enumera el artículo 32 del D.S. 005-2012-TR, los ocho registros obligatorios de su artículo 33 y los formatos referenciales de la R.M. 050-2013-TR, cuya información mínima sí es obligatoria.
De ahí sale la base de la lista que cada empresa puede armar para sí misma: los artículos 32 y 33 del D.S. 005-2012-TR tienen contenido enumerado y la R.M. 050-2013-TR dice qué información mínima es obligatoria. Algunas actividades tienen además normas sectoriales con registros o plazos propios, que esta página no trata.
Cada una se trata más abajo por separado: el artículo 32 del D.S. 005-2012-TR, su artículo 33 y los formatos referenciales de la R.M. 050-2013-TR.
Seis documentos: la política y objetivos en materia de seguridad y salud en el trabajo, el Reglamento Interno de Seguridad y Salud en el Trabajo, la identificación de peligros, evaluación de riesgos y sus medidas de control, el mapa de riesgo, la planificación de la actividad preventiva y el Programa Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo.
El artículo 32 los enumera así:
Los incisos a) y c) tienen además una regla de ubicación. El mismo artículo 32 dispone que "la documentación referida en los incisos a) y c) debe ser exhibida en un lugar visible dentro de centro de trabajo", es decir la política y objetivos en materia de seguridad y salud en el trabajo y la identificación de peligros, evaluación de riesgos y sus medidas de control.
Ocho: accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales, incidentes peligrosos y otros incidentes; exámenes médicos ocupacionales; monitoreo de agentes físicos, químicos, biológicos, psicosociales y factores de riesgo disergonómicos; inspecciones internas de seguridad y salud en el trabajo; estadísticas de seguridad y salud; equipos de seguridad o emergencia; inducción, capacitación, entrenamiento y simulacros de emergencia; y auditorías.
El artículo 33 abre con la fórmula "los registros obligatorios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo son" y los enumera con su nombre completo:
El inciso a) pide algo más que anotar el hecho: en ese registro "deben constar la investigación y las medidas correctivas". Y el propio artículo 33 cierra remitiendo el contenido a otra norma: "los registros a que se refiere el párrafo anterior deberán contener la información mínima establecida en los formatos que aprueba el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo mediante Resolución Ministerial". Esa resolución es la R.M. 050-2013-TR, y de ella trata una sección más abajo.
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El del artículo 87: el registro de accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales e incidentes peligrosos ocurridos en el centro de labores. El artículo 88 dispone que en los procedimientos de inspección ordenados por la autoridad administrativa de trabajo la empresa debe exhibir ese registro, con los eventos ocurridos en los doce últimos meses.
El artículo 87 lo dice así: "Las entidades empleadoras deben contar con un registro de accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales e incidentes peligrosos ocurridos en el centro de labores, debiendo ser exhibido en los procedimientos de inspección ordenados por la autoridad administrativa de trabajo, asimismo se debe mantener archivado el mismo por espacio de diez años posteriores al suceso".
Y el artículo 88: "En los procedimientos de inspección ordenados por la autoridad administrativa de trabajo, la empresa debe exhibir el registro que se menciona en el artículo 87, debiendo consignarse los eventos ocurridos en los doce últimos meses y mantenerlo archivado por espacio de cinco años posteriores al suceso. Adjunto a los registros de la empresa, deben mantenerse las copias de las notificaciones de accidentes de trabajo".
El reglamento desarrolla esa exhibición con dos archivos. El artículo 35 del D.S. 005-2012-TR dispone que, para la exhibición a que hace referencia el artículo 88 de la Ley, el empleador cuenta con un archivo activo donde figuran los eventos de los últimos doce meses de ocurrido el suceso, luego de lo cual pasa a un archivo pasivo que se deberá conservar por los plazos de conservación del propio artículo 35. Añade que esos archivos pueden ser llevados por el empleador en medios físicos o digitales.
Para lo anterior a esos doce meses, el mismo artículo 35 fija un estándar abierto en vez de un número de días: si la Inspección del Trabajo requiere información de períodos anteriores a los últimos doce meses a que se refiere el artículo 88 de la Ley, "debe otorgar un plazo razonable para que el empleador presente dicha información".
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Veinte años el registro de enfermedades ocupacionales; diez años posteriores al suceso los registros de accidentes de trabajo e incidentes peligrosos; y cinco años posteriores al suceso los demás registros.
Es el reparto que hace el artículo 35 por tipo de registro, y conviene leerlo tal cual: "el registro de enfermedades ocupacionales debe conservarse por un período de veinte (20) años; los registros de accidentes de trabajo e incidentes peligrosos por un periodo de diez (10) años posteriores al suceso; y los demás registros por un periodo de cinco (5) años posteriores al suceso".
La Ley N° 29783 fija plazos de archivo en sus artículos 87 y 88, y los dos no coinciden para el mismo registro: el artículo 87 manda mantenerlo archivado "por espacio de diez años posteriores al suceso" y el artículo 88, "por espacio de cinco años posteriores al suceso". El que reparte los plazos por tipo de registro es el artículo 35 del D.S. 005-2012-TR.
Para uno de esos plazos, la Ley coincide con el reglamento. El segundo párrafo de su artículo 28, en el texto que le dio el artículo 2 de la Ley N° 30222, dice que "los registros relativos a enfermedades ocupacionales se conservan por un periodo de veinte (20) años".
Las dos lo permiten: el artículo 28 de la Ley N° 29783 dispone que los registros y documentación del Sistema de Gestión de SST pueden llevarse a través de medios físicos o electrónicos, y los artículos 34 y 35 del D.S. 005-2012-TR, que los formatos referenciales y los archivos activo y pasivo pueden ser llevados en medios físicos o digitales.
El artículo 28 de la Ley lo dice en su primer párrafo: "El empleador implementa los registros y documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, pudiendo estos ser llevados a través de medios físicos o electrónicos. Estos registros y documentos deben estar actualizados y a disposición de los trabajadores y de la autoridad competente, respetando el derecho a la confidencialidad". Su segundo párrafo añade que los registros obligatorios "pueden llevarse por separado o en un solo libro o registro electrónico".
El artículo 34 del D.S. 005-2012-TR, en su texto vigente según el artículo 1 del Decreto Supremo N° 006-2014-TR, dice lo propio de los formatos: el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo "establece formatos referenciales para los documentos y registros referidos en los artículos 32 y 33 del presente Reglamento; los que pueden ser llevados por el empleador en medios físicos o digitales".
Y el artículo 35, de los archivos de la exhibición: "Estos archivos pueden ser llevados por el empleador en medios físicos o digitales".
Sobre el soporte, el artículo 28 de la Ley N° 29783 y los artículos 34 y 35 del D.S. 005-2012-TR fijan que puede ser físico o electrónico y, en el mismo artículo 28, que los registros y documentos deben estar actualizados y a disposición de los trabajadores y de la autoridad competente, respetando el derecho a la confidencialidad.
No: su artículo 2 dice que los formatos del Anexo 1 son de carácter referencial, y que la información mínima que deben contener los registros es obligatoria de acuerdo con lo establecido en el artículo 33 del D.S. 005-2012-TR.
Las dos mitades de esa frase van juntas y cada una limita a la otra. El artículo 1 de la R.M. 050-2013-TR aprueba "los Formatos Referenciales que contemplan la información mínima que deben contener los registros obligatorios del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, que como Anexo 1 forma parte integrante de la presente Resolución Ministerial". El artículo 2 los califica de referenciales y, en la misma oración, declara obligatoria la información mínima.
Entre los formatos que trae el Anexo 1 figuran, en su orden:
El último de ellos, REGISTRO DE AUDITORÍAS, es el que corresponde al inciso h) del artículo 33 del D.S. 005-2012-TR.
El del inciso a) del artículo 33, el registro de accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales, incidentes peligrosos y otros incidentes, que el artículo 34 manda implementar al empleador usuario o principal para los trabajadores en régimen de intermediación o tercerización, las personas bajo modalidad formativa y quienes prestan servicios de manera independiente, siempre que éstos desarrollen sus actividades total o parcialmente en sus instalaciones.
El artículo 34, en su texto vigente según el artículo 1 del Decreto Supremo N° 006-2014-TR, lo dice así: "En los casos de empleadores de intermediación o tercerización, el empleador usuario o principal también debe implementar los registros a que refiere el inciso a) del artículo precedente para el caso de los trabajadores en régimen de intermediación o tercerización, así como para las personas bajo modalidad formativa y los que prestan servicios de manera independiente, siempre que éstos desarrollen sus actividades total o parcialmente en sus instalaciones".
El "artículo precedente" es el artículo 33, y su inciso a) es el "Registro de accidentes de trabajo, enfermedades ocupacionales, incidentes peligrosos y otros incidentes, en el que deben constar la investigación y las medidas correctivas".
Sí: su artículo 2, en el texto rectificado por la fe de erratas del 8 de mayo de 2013, dice que las micro y pequeñas empresas podrán optar por implementar los registros obligatorios previstos en el artículo 33 del D.S. 005-2012-TR o por el sistema simplificado de registros que esa resolución aprueba.
Ese mismo artículo 2 añade que "dichos registros pueden ser llevados por el empleador en medios físicos o digitales".
El sistema simplificado lo aprueba el artículo 1 de la R.M. 085-2013-TR, conformado por estos anexos:
Dentro del sistema simplificado rige la misma distinción que en la R.M. 050-2013-TR: el artículo 3 de la R.M. 085-2013-TR dispone que los formatos de sus Anexos 2 y 3 "son de carácter referencial" y que "la información mínima que deben contener los registros del sistema simplificado es obligatoria de acuerdo con lo establecido en el artículo 33° del acotado Reglamento".
El reglamento recoge esa remisión y le da un alcance más amplio. El artículo 34 del D.S. 005-2012-TR, en su texto vigente según el Decreto Supremo N° 006-2014-TR, dispone que "en el caso de las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYME) y las entidades o empresas que no realicen actividades de alto riesgo, el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo establece un sistema simplificado de documentos y registros según lo previsto en la Resolución Ministerial N° 085-2013-TR y normas modificatorias". El segundo párrafo del artículo 28 de la Ley N° 29783 dice lo mismo: las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYME) y las entidades o empresas que no realicen actividades de alto riesgo "llevarán registros simplificados".
